Plan wdrożenia e‑commerce

Ignorowanie kanału e-commerce w ciągu kilku lat odbije się na wynikach firmy. Bo jeśli klient chce kupować przez internet, należy mu to umożliwić, inaczej pójdzie do konkurencji. Wdrożenie sprzedaży w kanale online, szczególnie w organizacjach istniejących i rozwijających się od wielu lat, nie jest jednak proste. Jak się do tego przygotować? Poniżej kilka wskazówek dotyczących uruchomienia profesjonalnej platformy e-commerce.

Krok 1. Określenie wymagań

Zanim wybierzesz system e-commerce, zastanów się nad wymaganiami i funkcjami, które powinien spełniać. Podziel je na trzy grupy. Pierwszą grupę stanowią te kluczowe dla uruchomienia sklepu, bez których nie będzie on mógł działać (np. integracja z systemem magazynowo-księgowym). Drugą te, które pozwolą budować przewagę konkurencyjną (np. system rekomendacji, narzędzia marketing automation). Trzecią zaś te, które nie są niezbędne na początku działalności sklepu, ale które warto wdrożyć w przyszłości, kiedy sprzedaż odpowiednio wzrośnie – należy o nich pomyśleć już na etapie planowania, aby później nie okazało się, że nie da się ich skonfigurować w systemie, który wybierzesz. Zazwyczaj wynikają z indywidualnych potrzeb firmy, specyfiki branży, a ich realizacja jest czasochłonna i droga. Upewnij się, czy są możliwe do wykonania, rozmawiając z potencjalnymi wykonawcami. Niektórzy dostawcy oprogramowania są nastawieni na sprzedaż masową i nie będą zainteresowani opracowywaniem indywidualnych funkcji czy rozbudową systemu o kolejne moduły. Jeśli są to dla ciebie istotne funkcje, miej to na uwadze, tak aby za dwa lata nie trzeba było szukać nowego systemu.

Czas realizacji: 3-4 tygodnie.

Krok 2. Ustalenie zespołu odpowiedzialnego za projekt

Kolejny krok to wyznaczenie zespołu projektowego, w tym kierownika projektu. Jeśli obowiązki są rozmyte i nie ma jednostki, która weźmie odpowiedzialność za decyzje i komunikację z wykonawcą projektu, może powstać bałagan, a realizacja znacznie się wydłuży.

Oprócz kierownika całego projektu należy wyznaczyć osoby odpowiedzialne za poszczególne moduły – funkcje systemu przypisane poszczególnym działom. Każda funkcja musi zostać dobrze opisana, a po jej wdrożeniu – przetestowana.

Jest to też dobry moment do ustalenia i podziału obowiązków członków zespołu. E-commerce to obszar złożony i wymaga zaangażowania większej liczby osób, które będą brały odpowiedzialność za nowe procesy. Należy to uwzględnić już na etapie tworzenia zespołu projektowego – ludzie działający w nim od początku później łatwiej dostosują się do zmian i pomogą przygotować na nie innych.

Czas realizacji: 1 tygodzień.

Krok 3. Wybór platformy

SaaS, open source czy oprogramowanie przygotowane według indywidualnej specyfikacji? Wszystko zależy od potrzeb i dostępnego budżetu. Warto poznać obecne na rynku oprogramowania, wysłać zapytania wraz z briefem. Dzięki temu wybrane firmy łatwiej ustosunkują się do naszych potrzeb, a wycena i oferta będą bardziej miarodajne. Z pewnością na tym etapie odpadnie kilka firm, które nie będą w stanie sprostać naszym oczekiwaniom.

Warto zapytać znajomych, poprosić o opinię na temat poszczególnych systemów na odpowiednim forum lub w grupie na Facebooku. Feedback od użytkowników jest najbardziej miarodajny – weryfikują w praktyce działanie systemu, mogą też podzielić się uwagami dotyczącymi opieki konsultantów itp. Przy wyborze wykonawcy projektu należy kierować się skalowalnością i możliwością rozwijania funkcji wraz ze wzrostem sprzedaży w naszym e-sklepie.

Czas realizacji: 4-8 tygodni.

Krok 4. Przygotowanie analizy przedwdrożeniowej i harmonogramu prac (specyfikacja funkcjonalna)

Wraz z wykonawcą należy przygotować specyfikację techniczną (APW), a następnie ustalić harmonogram wdrażania poszczególnych funkcji oraz przebieg migracji danych. Wiąże się to z podziałem projektu na etapy – przy ustalaniu harmonogramu zaczynamy od najważniejszych funkcji. Każdy etap powinien zakończyć się testami – dopiero po pozytywnym zaliczeniu testu może zostać uznany za zamknięty. Oczywiście równolegle możemy realizować kilka etapów, dlatego dobrze się trzymać odpowiednio przygotowanego harmonogramu.

W przygotowaniu harmonogramu powinien brać udział wykonawca, kierownik projektu oraz osoby odpowiedzialne za poszczególne moduły. Przy jego opracowywaniu należy uwzględniać kluczowe wydarzenia dla firmy (sezonowość, urlopy, premiery produktów), przewidzieć czas na testy i szkolenia. Warto zastosować bufor bezpieczeństwa na wypadek opóźnień czy konieczności realizacji dodatkowych zadań. Każda zmiana powinna zostać zaakceptowana przez każdą ze stron.

Czas realizacji: 4-6 tygodni.