Zgody na komunikację marketingową w świetle przepisów RODO

Szum związany z wejściem w życie RODO już nieco przycichł, dlatego można spokojnie ocenić, jak różne firmy przystosowały się do nowych przepisów. Na ich przykładach pokażemy, jak prawidłowo zbierać dane osobowe i zgody na komunikację marketingową.

W polskim prawie nie ma jednoznacznej definicji, czym jest informacja marketingowa. Często pojawia się pytanie, czy firma (lub jakikolwiek administrator danych osobowych) zawsze musi posiadać zgodę adresata na wysłanie e-maila. Odpowiedź brzmi: nie zawsze. RODO czy generalnie przepisy prawa nie mają na celu ograniczenia firmom możliwości kontaktu z klientami, lecz ochronę praw osób fizycznych do decydowania o tym, kto ich dane przetwarza. Istnieją więc sytuacje, w których zgoda nie jest wymagana.

Kiedy można wysyłać e-maile bez zgody?

Można to zrobić, gdy ktoś napisał wiadomość z pytaniem do firmy. Wtedy ta może bez obaw na nią odpowiedzieć. Oczywiście powinna ograniczyć się do udzielenia informacji dotyczących zadanego pytania. Warto jednak zaznaczyć, że nie wolno jej dopisać korespondenta do bazy newsletterowej ani wysyłać niezamówionych informacji handlowych czy marketingowych.

Każdy administrator danych ma prawo wysyłać do swoich klientów wiadomości dotyczące realizacji zamówienia. Na przykład sklep internetowy może przesłać danej osobie e-mail z potwierdzeniem, że jej zapłata została przyjęta lub poinformować, kiedy produkt będzie doręczony przez kuriera i nie potrzebuje na tego typu komunikację osobnej zgody.

Ponadto zgody nie wymagają wiadomości wysyłane w prawnie uzasadnionym interesie administratora. Czyli, najprościej mówiąc, firma może na przykład przypomnieć e-mailowo klientowi, że ten zalega z płatnościami czy przesłać mu fakturę.

Ciekawy przypadek: marketing własnych produktów lub usług

Jest jeszcze jeden przykład, kiedy RODO zezwala na wysyłanie wiadomości. Zgodnie z rozporządzeniem dopuszczalny jest marketing własnych produktów lub usług, jeżeli między administratorem danych osobowych a klientem zachodzi taka relacja, która pozwala klientowi spodziewać się kontaktu ze strony administratora. Przepis ten jest bardzo niejasny i zapewne w innych państwach Unii powstaną liczne spory co do jego interpretacji. U nas nie trzeba się nad tym zastanawiać zbyt długo, ponieważ Prawo telekomunikacyjne i ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną i tak zabraniają wysyłania niezamówionych ofert handlowych.

Ile potrzebujemy zgód?

RODO nie mówi wprost o zgodach na komunikację marketingową. Skupia się na danych osobowych i na tym, że każdy ma prawo decydować, w jakim celu będą one przetwarzane przez administratora. Kwestię zgód potrzebnych do komunikacji marketingowej regulują za to przepisy krajowe, zawarte m.in. w:

• ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 1997 r. Nr 133, poz. 883);
• ustawie o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2002 r. Nr 144, poz. 1204);
• ustawie Prawo telekomunikacyjne (Dz. U. z 2004 r. Nr 171, poz. 1800).

RODO nie wprowadza zatem większej liczby zgód, ale wskazuje, jakie powinny one być.

Jaka zatem powinna być zgoda według RODO?

Na podstawie RODO można wyróżnić cztery cechy, jakie powinna mieć każda zgoda na przetwarzanie danych. Po pierwsze powinna być dobrowolna. Oznacza to, że nie można na przykład wymagać jej zaznaczenia w celu zrealizowania usługi. Przykładowo użytkownik sklepu internetowego przechodzi do koszyka i chce dokonać zakupu. W kolejnym kroku widzi checkbox, przy którym jest formułka: „chcę raz w tygodniu otrzymywać od firmy XYZ informację o najnowszych ofertach i promocjach”. Powinien on mieć możliwość wyboru, czy zaznaczyć okienko czy po prostu kontynuować zakupy i nie zgadzać się na otrzymywanie biuletynu.

Po drugie zgoda powinna być konkretna i jasno informować, kto jest administratorem danych i w jakim celu będzie te dane przetwarzać. Warto podkreślić, że RODO nie wymaga skomplikowanych sformułowań prawnych, a raczej zachęca, by pisać w sposób zrozumiały dla odbiorcy. Dlatego w przypadku zbierania danych do komunikacji e-mailowej warto poinformować wprost, co firma będzie wysyłać w swoich newsletterach.

Poniżej znajduje się dobry przykład formularza zapisu do newslettera ze strony Media Expert. Jasno napisano w nim, jakie treści będą wysyłane w newsletterze, a poniżej znajdują się dane administratora, a także przypomnienie, że zgodę można w każdej chwili cofnąć.