Jak przestać odkładać na później zadania, które musimy wykonać, ale ich bardzo nie lubimy?

Już, już zabieram się za ten raport. Jeszcze tylko... sprawdzę co u Tomka z marketingu, zajrzę na Facebooka, odpiszę na e-mail. Przecież jest dopiero 10:00, po kawie na pewno będzie mi się lepiej myślało...” I tak mija cały dzień, a o 15:00 wpadasz w panikę, bo przecież już się nie wyrobisz i szkoda zaczynać nowe zadania, bo przecież i tak dzisiaj nie skończysz. Brzmi znajomo?

Jeśli zdarza ci się to od czasu do czasu, nie ma problemu. Jeśli jednak odkładanie zadań na później staje się przeszkodą dla twojej produktywności i skuteczności jako menedżera, warto przyjrzeć się sprawie nieco bliżej i zastanowić się, czy przypadkiem nie rządzi tobą prokrastynacja.

Czym jest prokrastynacja?

Mechanizm prokrastynacji (odkładania spraw na później) wywołuje krótkookresową poprawę samopoczucia. Gdy odkładamy jakąś trudną czynność lub zadanie na później, nie musimy jej wykonywać, więc czujemy ulgę i w dodatku możemy w tym czasie zrobić coś, co sprawia nam przyjemność lub chociaż powoduje mniejszy dyskomfort. Odkładanie działania pozwala także tymczasowo pozbyć się stresu, który bardzo często pojawia się w momencie, w którym wykonywane jest nieprzyjemne, nielubiane zadanie.

To, co odkładamy i jak to robimy, u każdego może wyglądać inaczej. Każdy ma swoje własne powody do prokrastynacji i łatwo wpaść w pułapkę myślenia, że to wcale nie jest duży problem. W rzeczywistości może ona poważnie wpływać na życie zawodowe każdego menedżera.

Kiedy mamy do czynienia z faktyczną prokrastynacją?

Przykładem może być zadanie lub projekt o bardzo wysokim priorytecie, który menedżer musi wykonać i chce to zrobić, ale z jakiegoś powodu po prostu odkłada jego realizację na później. Tu pojawia się problem i zaczyna się prawdziwa, niebezpieczna strefa zwlekania.

Istnieją zachowania, zwroty i słownictwo, których być może używasz jako menedżer, a które mogą wskazywać na prokrastynację, jak np.: „Mam jeszcze mnóstwo czasu na wykonanie tego zadania”, „Lepiej mi się pracuje pod presją czasu”, „Zaraz się tym zajmę, ale chcę tylko zrobić...”, itp. To są sygnały, które mogą wskazywać, że na co dzień prokrastynujesz.

W rzeczywistości większość osób, które uważają, że odkładają realizację zadań, dotrzymuje terminów i unika poważnych konsekwencji, jednak zawsze pojawia się jakiś koszt i w tym wypadku jest to poziom stresu. Dlaczego?

Czują się one bardzo popędzane, odczuwają presję i bardzo często są niezadowolone z wyników. Mają nadmierne problemy z wszystkimi przerażającymi lub nieprzyjemnymi zadaniami. W efekcie prawdziwe zmartwienie wynika ze stałego niepokoju dotyczącego opóźnień i poczucia winy związanego z niższą jakością projektów kończonych na ostatnią chwilę, a także z głębokiego żalu na skutek utraconych możliwości.

W badaniach przeprowadzonych przez psychologa prof. Timothy’ego A. Pychyla i jego współpracowników 94% z ponad 9 tys. respondentów stwierdziło, że prokrastynacja negatywnie wpływa na ich poczucie szczęścia. Ten wynik można tłumaczyć na różne sposoby. Odkładanie wywołuje stres i poczucie winy. Osoby te żałują, że nie załatwiły czegoś jak należy lub nie zaczęły działać wcześniej, dzięki czemu uniknęłyby konsekwencji związanych z odwlekaniem.

Zwykłe opóźnianie działania niesie za sobą wiele korzyści. Staje się wiec wyuczonym sposobem rozwiązywania problemów: czasami odkładane nieciekawe zadanie zostaje dokończone przez kogoś innego lub w przypadku trudnych decyzji rozwiązanie pojawia się samo, jeżeli zaczeka się na dodatkowe informacje lub okaże się, że sprawa przycichła. Takie działanie buduje nawyk, który z czasem przeradza się w prokrastynację.